Contexte : D.Van&Sens est un atelier artisanal d'aménagement de vans. En grandissant, l'organisation reposait encore beaucoup sur le papier et la ressaisie manuelle : suivi de stock sur papier, messagerie éclatée entre plusieurs adresses, aucune relance automatisée. Autant de temps administratif pris sur le cœur du métier.
Mission : Accompagnement de 4 séances de 2h dans le cadre du programme Itinéraires TPE (Pornic Agglo) pour lequel je suis conseiller. Objectif : faire l'état des lieux, prioriser les vrais besoins, et choisir des solutions adaptées aux contraintes de l'atelier — pas les plus puissantes, les plus justes pour eux.
Ce qui a été mis en place
- État des lieux et cartographie des flux : devis, commandes, suivi de chantier, facturation
- Priorisation des besoins et arbitrage entre ERP clé en main et automatisation sur mesure → choix d'un outil existant (Odoo) pour centraliser gestion et suivi
- Centralisation et remise en ordre de la messagerie Gmail -> redirection des e-mails, gestion des alias Hostinger, mise en place des filtres
- Déploiement de Noota pour la transcription automatique des appels et réunions, avec une phase de test manuelle pour caler les résumés
- Priorité donnée aux outils existants plutôt qu'au sur-mesure, pour une reprise en autonomie sans dépendance à un prestataire
Outils utilisés
Résultats
- 5h gagnées par semaine sur l'administratif
- Un outil unique (Odoo) pour remplacer le suivi papier et la ressaisie
- Plus de fluidité et de précision dans la gestion au quotidien
- Solutions maintenues en autonomie, sans dépendance à un prestataire
- Avis client 5★ sur Google
« Merci pour ton aide dans notre démarche de simplification de notre organisation et gestion d'entreprise. Pour nous avoir permis d'y voir plus clair, prioriser nos besoins et faire un état des lieux puis trouver les solutions adaptées à nos contraintes. » — D.Van&Sens